Исполняющий директор Google рассказал о правилах пользования имэйлом

01.09.2015 19:23

В своей новой книге Эрик Шмидт, исполнительный директор Google, поделился девятью проницательными правилами по использованию электронной почты. 

Общение в век интернета, как правило, означает использование электронной почты. Вот личные правила Эрика Шмидта для использования имэйла без стресса:   1. Отвечать быстро.  Есть люди, которые могут оперативно реагировать на электронные письма, и те, кто не может. Стремитесь быть одним из первых. Большинство из лучших - и самых оживленных - людей, которых мы знаем, быстро реагируют на электронные письма. Будучи отзывчивыми, они  устанавливает положительную обратную связь. Коллеги с радостью включают таких людей  в важные дискуссии и процесс принятия решений. Ответы могут быть весьма краткими, как-то  «Получил, спасибо» (этот ответ является нашим фаворитом). И когда вы уверены в своей способности быстро реагировать, то можете сказать людям, что именно означает отсутствие ответов. В нашем случае это, как правило, "получил его и продолжайте." Что лучше, чем то, что означает отсутствие ответов от большинства людей: "Я поражен и не знаю, когда или если я получу вашу записку, так что если вам нужно мое мнение, вы просто должны ждать в подвешенном состоянии еще некоторое время. Плюс я не люблю тебя".   2. При написании электронного письма взвешивайте каждое слово и не добавляйте бесполезной прозы.   Будьте четкими в доставке информации. Если вы описываете проблему, определите ее ясно. Делать это хорошо требует больше времени. Вы должны написать черновик, перешерстить его  и устранить любые слова, которые не являются необходимыми. Подумайте об  ответе романиста Элмора Леонарда на вопрос о его успехе в качестве писателя: "Я оставляю части, которые люди пропускают". Большинство писем полны вещей, которые люди могут пропустить. 3. Постоянно очищайте Ваш почтовый ящик.  Сколько времени вы тратите, глядя на ваш почтовый ящик, просто пытаясь решить, на какое письмо ответить следующим? Сколько времени вы тратите на открытие и чтение электронной почты, который уже прочитали? Каждый раз, когда вы должны думать о том, какие элементы в вашем почтовом ящике нужно атаковать дальше, это пустая трата времени.    Когда вы открываете новое сообщение, у вас есть несколько вариантов: Читать достаточно, чтобы понять, что вам не нужно читать его; читать и действовать сразу; читать и действовать позже; или читать позже (стоит читать, но не срочно и слишком долго, чтобы прочитать в настоящее время). Выберите из этих вариантов сразу, с сильным уклоном в сторону первых двух. Помните старую аббревиатуру Огайо: только Hold It один раз. Если вы читаете эту записку и знаете, что нужно делать, сделать это прямо сейчас. В противном случае вы обрекаете себя перечитывать письмо, что составляет 100 процентов потерянного времени.   4. Используйте почту по принципу: последний – первый на вылет. Иногда о более старых задачах уже позаботился кто-то другой.   5. Помните, вы маршрутизатор. Когда вы получите полезную информацию к сведению, рассмотреть, кто бы еще найти это полезным. В конце концов, сделать психического пропуск через почту вы получили, и спросите себя: «Что я должен был направляться но не?"   6. При использовании BCC (слепой копии) функцию, спросите себя, почему. Ответ почти всегда, что вы пытаетесь что-то скрыть, что является контрпродуктивным и потенциально мошеннический в прозрачной культуры. При том, что ваш ответ, скопируйте человек открыто или не копировать их на всех. Единственный раз, мы рекомендуем использовать функцию ОЦК, когда вы удаляете кого-то из электронной нити. Когда вы "ответить всем" к длительному серии писем, перемещать людей, которые больше не относятся к теме в области ОЦК и государства в тексте записки, что вы делаете это. Они будут освобождены, чтобы иметь один меньше значения Примечание загромождая их почтовый ящик.   7. Не кричать. Если вам нужно, чтобы кричать, делать это в лицо. Это слишком легко, чтобы сделать это в электронном виде.   8. Сделать это легко следить за запросами. При отправке к сведению для кого-то с пунктом действий, которые вы хотите отслеживать, копировать себя, то пометить заметку "следить." Это делает его легко найти и следить за вещи, которые не были сделаны; просто отправить оригинальную ноту с новым интро с просьбой "это делается?"   9. Помогите будущей поиска себя для вещей. Если вы получите что-то вы думаете, вы можете вспомнить позже, направить его к себе вместе с несколькими ключевых слов, описывающих его содержание. Подумайте для себя, как я буду искать это позже? Затем, когда вы будете искать для него позже, вы, вероятно, использовать те же условия поиска. Это не просто удобно для электронной почты, но важных документов тоже. Джонатан сканирует паспорта, лицензии и медицинского страхования карты своей семьи и сообщения электронной почты их к себе вместе с описательной ключевых слов. Если какой-либо из тех вещей, пропадают без вести во время поездки, копии легко извлечь из любых браузеров.